Hoe documenten taggen in Sharepoint Office 365?

Bent u op zoek naar een manier om uw documenten te ordenen in SharePoint Office 365? Het labelen van documenten is een efficiënte manier om uw documenten te ordenen, zodat u ze gemakkelijker kunt vinden wanneer u ze nodig heeft. In dit artikel bespreken we de best practices voor het taggen van documenten in SharePoint Office 365 en hoe u aan de slag kunt gaan. Lees verder voor meer informatie over dit eenvoudige maar krachtige organisatiehulpmiddel.

• Open de SharePoint-bibliotheek met de documenten.
• Selecteer het document of de documenten die u wilt taggen.
• Klik op het pictogram ‘Document labelen’.
• Typ de tags die u aan het document wilt toevoegen.
• Klik op de knop ‘Opslaan’ om de tags op te slaan.

Documenten taggen in SharePoint Office 365

Het taggen van documenten in SharePoint Office 365 is een effectieve manier om uw documentbeheer te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat documenten gemakkelijk te vinden en te openen zijn. Met de juiste taggingstrategie kunnen gebruikers met minimale inspanning snel de documenten zoeken en vinden die ze nodig hebben. Dit artikel geeft een gedetailleerd overzicht van hoe u documenten kunt taggen in SharePoint Office 365.

Wat is documenttagging?

Documenttagging is het proces waarbij trefwoorden of tags aan documenten worden toegewezen om deze te categoriseren en te organiseren. Tags worden doorgaans gebruikt om de inhoud, het doel en de doelgroep van het document te beschrijven, waardoor zoeken en ophalen efficiënter kan. Dit kan vooral nuttig zijn voor organisaties die een groot aantal documenten hebben en een eenvoudige manier nodig hebben om deze georganiseerd te houden.

Voordelen van documenttagging in SharePoint Office 365

Het taggen van documenten in SharePoint Office 365 kan een aantal voordelen bieden, zoals:

• Betere organisatie: Door documenten te taggen, kunnen gebruikers snel en eenvoudig de documenten zoeken en ophalen die ze nodig hebben.
• Verbeterde productiviteit: Door documenten gemakkelijker vindbaar te maken, kan de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan het zoeken ernaar worden verminderd.
• Verbeterde beveiliging: Met de juiste taggingstrategie kunnen gebruikers er zekerder van zijn dat gevoelige documenten veilig worden opgeslagen.

Documenten taggen in SharePoint Office 365

Het taggen van documenten in SharePoint Office 365 is een eenvoudig proces dat in een paar stappen kan worden voltooid. Hier is een stapsgewijze handleiding om u op weg te helpen:

• Stap 1: Log in op uw SharePoint-account.
• Stap 2: Open de documentbibliotheek waarin u documenten wilt taggen.
• Stap 3: Selecteer het document dat u wilt taggen.
• Stap 4: Klik op de optie Tags en notities in het lintmenu.
• Stap 5: Voer de tags in die u aan het document wilt toewijzen.
• Stap 6: Klik op Opslaan om de tags op te slaan.
• Stap 7: Herhaal de stappen voor elk document dat u wilt taggen.

Best practices voor het taggen van documenten in SharePoint Office 365

Bij het taggen van documenten in SharePoint Office 365 is het belangrijk om rekening te houden met de volgende best practices:

• Creëer een consistent taggingsysteem: Creëer een gestandaardiseerd taggingsysteem dat gemakkelijk te begrijpen en te gebruiken is.
• Gebruik duidelijke en beschrijvende tags: Gebruik tags die de inhoud, het doel en de doelgroep van het document duidelijk en nauwkeurig beschrijven.
• Houd tags up-to-date: Controleer en update tags regelmatig om ervoor te zorgen dat ze relevant en accuraat blijven.
• Zorg voor een goede beveiliging: Zorg ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers tags kunnen openen en bewerken.

Tags gebruiken in SharePoint Office 365

Zodra de documenten zijn getagd, kunnen gebruikers profiteren van de zoek- en filtermogelijkheden in SharePoint Office 365. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld de optie Filteren op tags gebruiken om snel documenten met specifieke tags te vinden. Bovendien kunnen gebruikers de optie Zoeken op tags gebruiken om documenten te vinden die bepaalde trefwoorden of zinsdelen bevatten.

Tags beheren in SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 biedt gebruikers ook de mogelijkheid om tags te beheren en ervoor te zorgen dat ze georganiseerd en up-to-date blijven. Om tags te beheren, kunnen gebruikers de optie Tags beheren in het lintmenu gebruiken. Hierdoor kunnen gebruikers naar behoefte tags maken, bewerken en verwijderen.

Tags bekijken in SharePoint Office 365

Om tags in SharePoint Office 365 te bekijken, kunnen gebruikers de optie Tags bekijken in het lintmenu gebruiken. Hierdoor wordt een lijst geopend met alle tags die aan een document zijn gekoppeld, waardoor u gemakkelijk tags snel kunt bekijken en indien nodig kunt bewerken.

verbind brandtablet met pc

Conclusie

Het taggen van documenten in SharePoint Office 365 is een effectieve manier om documentbeheer te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat documenten gemakkelijk te vinden en toegankelijk zijn. Door de tijd te nemen om een ​​tagstrategie te implementeren en best practices voor tagging te volgen, kunnen gebruikers profiteren van de zoek- en filtermogelijkheden in SharePoint Office 365 om snel documenten te vinden.

Gerelateerde veelgestelde vragen

Wat is SharePoint-tagging?

SharePoint-tagging is het proces waarbij labels of tags aan documenten worden toegevoegd om deze te classificeren en te ordenen. Met deze tags kunnen gebruikers snel documenten en andere inhoud vinden die verband houdt met een bepaald onderwerp of project. Tags kunnen handmatig door gebruikers aan documenten worden toegevoegd, of ze kunnen automatisch door SharePoint zelf worden toegevoegd. Tags kunnen ook worden gedeeld over meerdere SharePoint-sites, waardoor het gemakkelijker wordt om documenten te zoeken en te vinden.

SharePoint-tagging helpt ook de betrokkenheid van gebruikers bij inhoud te vergroten. Doordat gebruikers snel inhoud kunnen vinden die verband houdt met hun interesses, is de kans groter dat ze betrokken raken en langer op de site blijven. Dit kan leiden tot een grotere gebruikersacceptatie van SharePoint en een algehele verbeterde gebruikerservaring.

Hoe tag ik documenten in SharePoint Office 365?

Documenten taggen in SharePoint Office 365 is eenvoudig. Selecteer in de Documentbibliotheek het document dat u wilt taggen. Klik vervolgens op het tags- en notitiepictogram in het lint. Er wordt een venster geopend waarin u de tags kunt invoeren die u wilt gebruiken. U kunt aan elk document meerdere tags toevoegen. Deze tags zijn zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot het document.

Nadat een tag is toegevoegd, kan deze worden gebruikt om snel gerelateerde documenten in de bibliotheek te vinden. Als u naar documenten met een bepaalde tag wilt zoeken, voert u eenvoudigweg de tagnaam in het zoekvak in. SharePoint geeft dan een lijst weer met alle documenten met die tag. Dit maakt het gemakkelijker om documenten te vinden die gerelateerd zijn aan een bepaald onderwerp of project.

ouderlijk toezicht Chrome-extensie

Wat zijn de voordelen van het taggen van documenten in SharePoint Office 365?

Het taggen van documenten in SharePoint Office 365 biedt een aantal voordelen. Ten eerste kunnen gebruikers snel zoeken naar gerelateerde documenten en inhoud. Dit maakt het voor gebruikers gemakkelijker om de informatie te vinden die ze nodig hebben, zonder dat ze tijd hoeven te besteden aan het handmatig doorzoeken van meerdere documenten.

Ten tweede helpt het taggen van documenten ook om de betrokkenheid van gebruikers te verbeteren. Doordat gebruikers snel gerelateerde inhoud kunnen vinden, is de kans groter dat ze langer op de site blijven en meer betrokken raken bij de inhoud. Dit helpt de gebruikersacceptatie van SharePoint te vergroten en verbetert de algehele gebruikerservaring. Ten slotte helpt het taggen van documenten ook bij het ordenen van documenten en inhoud, waardoor het voor gebruikers gemakkelijker wordt om te vinden wat ze nodig hebben.

Hoe beheer ik tags in SharePoint Office 365?

Tags beheren in SharePoint Office 365 is eenvoudig. Om tags te beheren, opent u de bibliotheek waar u de tags wilt beheren. Klik vervolgens op het tags- en notitiepictogram in het lint. Er wordt een venster geopend waarin u tags kunt bekijken, toevoegen en verwijderen. U kunt ook bestaande tags hernoemen en aan elke tag notities toevoegen.

Bovendien kunt u een lijst bekijken met documenten die aan elke tag zijn gekoppeld. Hierdoor kun je snel documenten vinden die gerelateerd zijn aan een bepaald onderwerp of project. Vanuit dit venster kunt u ook tags aan documenten toevoegen, waardoor u gemakkelijker snel tags aan meerdere documenten tegelijk kunt toevoegen.

Kan ik tags delen op meerdere SharePoint-sites?

Ja, u kunt tags delen op meerdere SharePoint-sites. Open hiervoor de bibliotheek waarin u de tags wilt delen. Klik vervolgens op het tags- en notitiepictogram in het lint. Er wordt een venster geopend waarin u tags kunt bekijken, toevoegen en verwijderen.

Om een ​​tag te delen, klikt u op de deelknop naast de tag. Er wordt een venster geopend waarin u de SharePoint-sites kunt selecteren waarmee u de tag wilt delen. Nadat u de sites heeft geselecteerd, klikt u op delen om de tag met die sites te delen. Hierdoor kunnen gebruikers snel documenten vinden die gerelateerd zijn aan een bepaald onderwerp of project, ongeacht op welke SharePoint-site ze zich bevinden.

Kan ik automatisch documenten taggen in SharePoint Office 365?

Ja, je kunt documenten automatisch taggen in SharePoint Office 365. Open hiervoor de bibliotheek waar je de tags wilt toevoegen. Klik vervolgens op het tags- en notitiepictogram in het lint. Er wordt een venster geopend waarin u tags kunt bekijken, toevoegen en verwijderen.

Nadat u de tags heeft gemaakt die u wilt gebruiken, kunt u een geautomatiseerde taggingworkflow instellen. Deze workflow voegt automatisch tags toe aan documenten wanneer ze worden geüpload of gewijzigd. Hierdoor kunt u er eenvoudig voor zorgen dat documenten altijd op de juiste manier worden geëtiketteerd en georganiseerd. De geautomatiseerde workflow kan worden ingesteld om volgens een specifiek schema te worden uitgevoerd of te worden geactiveerd door specifieke gebeurtenissen.

Het taggen van documenten in SharePoint Office 365 is een ongelooflijk handige manier om georganiseerd te blijven en documenten snel te vinden. Met slechts een paar eenvoudige stappen kunt u snel tags instellen en deze in een mum van tijd op documenten toepassen. Dit kan het documentbeheer eenvoudiger maken en ervoor zorgen dat iedereen op kantoor snel de documenten kan vinden die ze nodig hebben. Met SharePoint Office 365 wordt documentbeheer een fluitje van een cent.